Objetivos claros y autonomía, el secreto de la productividad en Toyota.

A finales de la década de 1970, la industria automotriz en los estados unidos estaba en sus niveles más bajos, las ventas se habían estancado debido a que los vehículos producidos por las empresas norteamericanas consumían mucha más gasolina y eran muy grandes. Agreguemos a esto el embargo petrolero de la OPEP en esos años.

Había otro problema que afrontaban las empresas americanas, la mano de obra sindicalizada era muy difícil de manejar. La productividad por cada empleado estaba por los suelos también. Empresas japonesas como Toyota estaban acaparando el mercado y los fabricantes estadounidenses no hallaban la forma de competir.

En esos años, una comisión formada por ejecutivos de las tres grandes compañías, Ford, Chrysler y General Motors fueron varias semanas a Japón a examinar cuál era el secreto del éxito de esas empresas. Al volver, en un informe que redactaron indicaron que por algún motivo los japoneses aunque ganaban menos, eran más productivos y se sentían más a gusto en su puesto de trabajo.

Concluyeron que esto era una característica de la cultura japonesa, de seguir instrucciones, de trabajar duro, de no esperar nada más que su salario. Comparando a un trabajador promedio japonés con uno americano, las empresas simplemente determinaron que estaban en una desventaja frente al empleado japonés.

Toyota llega a California

Unos pocos años más tarde, debido a la baja en las ventas, General Motors tuvo que cerrar una de sus más grandes plantas de fabricación de autos en California, despidió a la mayoría de su personal. También en esos mismos años, Toyota estaba buscando la manera de trasladar la producción de sus vehículos de Japón a Estados Unidos para evitar problemas con impuestos entre otras cosas.

General Motors le alquiló la planta a Toyota. Vinieron muchos ejecutivos de Japón y recontrataron a la mayoría de empleados que General Motors había despedido al cerrar la planta.
Unos meses más tarde empezó la producción de los autos Toyota en California, utilizando la misma planta que General Motors había cerrado, utilizaron también las mismas herramientas y equipo que había utilizado anteriormente General Motors. Por si eso fuera poco, la mayoría de personal recontratado había trabajado anteriormente con General Motors.

Sin embargo, ocurrió algo impresionante. La producción de esa planta se elevó sustancialmente, mucho más que las demás plantas de los fabricantes estadounidenses en todo el país. La calidad de los autos producidos en ese lugar era equiparable a la de los autos fabricados en Japón. Por lo visto, los ejecutivos que viajaron a Japón años anteriores estaban equivocados, no era la sociedad japonesa superior, no era que un trabajador japonés se sacrificará más que los estadounidenses.

¿Qué fue lo que hizo que una fuerza laboral de las que no se tenían esperanzas se convierta de un momento a otro en el modelo a seguir?

Los ejecutivos de Toyota hicieron dos cosas que definitivamente tuvieron impacto en el desempeño de los trabajadores estadounidenses.

Objetivos claros, se les señaló el producto final esperado no los pasos para lograrlo.

En primer lugar, se les dijo a los trabajadores que era lo que se esperaba de ellos, el tipo de auto que debían producir, la calidad que este auto debía tener y los recursos que tenían a su alcance para lograrlo. El «cómo» fue dejado a los trabajadores. Se les explicó claramente lo que se esperaba de ellos.

La segunda cosa fue darles autonomía.

Ellos tenían autonomía para decidir cómo ejecutar sus tareas, incluso, algo impensable en ese tiempo para las empresas estadounidenses, el trabajador de más bajo rango si detectaba un problema de calidad en los autos que van saliendo de la línea de ensamblaje, tenía la autoridad debe tener toda la línea de producción.

En una planta como la utilizada por General Motors, una sola hora de trabajo en una línea de ensamblaje puede llegar a costar hasta $50,000, permitir que un empleado común y corriente tenga la autoridad debe tener la línea de ensamblaje y hacer que la empresa pierda esa cantidad de dinero era sencillamente impensable.

Lo que Toyota sabía también es que una línea de ensamblaje defectuosa producirá mayores pérdidas a futuro y los trabajadores no querían repasar su trabajo y revisar los autos otra vez, así que al detectar un error era mejor detener toda la línea en ese instante, corregirlo y seguir produciendo porque si por algo son conocidos los vehículos de Toyota hasta el día de hoy, es por su calidad.

La lección aprendida es que un colaborador es más eficaz cuando le decimos claramente lo que esperamos que entregue como producto, el como hacerlo es secundario, por eso son profesionales en lo que hacen. Para esto último necesitan autonomía.

¿Cómo mitigar el estrés laboral?

De acuerdo a investigaciones recientes, el porcentaje de gente estresada en el trabajo está aumentando considerablemente. Se dice que hasta el 40% de la fuerza laboral en cualquier empresa presenta casos de estrés a diario.

Desafortunadamente, el estrés laboral tiene consecuencias negativas para la salud, desde cansancio, gripe o dolores de cabeza hasta algo más grave como problemas del corazón, azúcar o atrofias musculares.

Sin embargo, hay que reconocer que el estrés es algo que viene con el trabajo, es decir, no existe un empleo que esté libre al 100% de estrés laboral, por eso es necesario implementar estrategias que mitiguen el impacto del estrés en el lugar de trabajo.

Factores de estrés en el trabajo.

  • Los factores que provocan estrés en el trabajo son principalmente conflictos interpersonales entre compañeros, entre colaboradores y supervisores o líderes y también clientes y empleados.
  • Otro factor que provoca estrés laboral es el diseño de los puestos de trabajo, que provocan dificultades al utilizar equipos o ejecutar procesos.
  • El «multitasking» o multitareas, también provoca estrés laboral y esto es el resultado de tratar de ejecutar varios procesos al mismo tiempo.
  • Finalmente, la desorganización ya sea a nivel individual en un solo puesto de trabajo o en todo el departamento o empresa provoca en las personas estrés.

 

Estrategias para mitigar el estrés.

Empieza con el pie derecho.

Suena la alarma, te quedas unos minutos demás en la cama y antes que lo pienses te estás bañando de forma apresurada, arreglara los niños, integrarse al terrible tráfico y cuando llegas al trabajo no has desayunado todavía. Vas a la estación de café y te atragantas un pan de manteca bajado con café caliente que quema la garganta.
Esta no es la manera de comenzar el día. Esto únicamente provocará que en el transcurso de la mañana o la tarde alguien más sufre las consecuencias. Por eso, es muy bueno tener una agenda diaria, respetar los horarios, irse a dormir temprano y levantarse temprano, alimentarse bien y salir unos minutos antes para no ir en el tráfico pensando que vamos a llegar tarde.

Requisitos claros.

Un factor que contribuye al estrés laboral es la falta de requisitos claros. Muchas veces los líderes fallan al no especificar claramente lo que debemos hacer, otras veces los requerimientos cambian constantemente, por lo tanto nos podemos encontrar con un estrés provocado por la supervisión, en estos casos es mejor sentarse a hablar con franqueza con nuestro jefe para aclarar expectativas y solicitar ayuda.

Una palabra blanda, aplaca la ira dice por ahí el Libro.

Los conflictos interpersonales son probablemente los que más problemas de salud provocan tanto a nivel emocional como físico, y debido a que el conflicto con los compañeros o jefes en el trabajo es difícil de eludir, es una buena idea evitarlo a toda costa.

No pasar chismes, no compartir demasiadas opiniones personales acerca de la religión, la política e incluso murmurar de los jefes. También es buena idea abstenerse de contar chistes que denigran a las personas o los llamados «chistes verdes». Trata también de evitar a la gente que hace estas cosas. Si el conflicto de todas maneras te alcanza, es necesario aprender a manejarlo.

Cuando alguien está haciendo algo malo, se compañero o jefe, es bueno hablar con las personas solas, explicarle claramente lo que no te agrada de su conducta. Si esta conducta continúa, entonces vale la pena hablar una segunda vez con esta misma persona y advertirle que llevar el caso a los mandos superiores si se repite.
El problema aquí es que si efectivamente se repite, deberás cumplir tu promesa para que te tomen en serio.

Organízate.

Aún si fueras una persona desorganizada por naturaleza, planificar por adelantado realmente mitiga el estrés laboral. Conocemos de una persona de casi 50 años de edad que fue contratado en cierto lugar en donde su jefa era 20 años menor. Esto le provocaba estrés, no le gustaba que esta persona mucho menor le llamara la atención.
Pronto, nuestro amigo descubrió que si hacía las cosas de la manera que su jefa lo esperaba, ella no le molestaría.
Organizarse por adelantado significa eliminar los efectos negativos que pueden resultar por no hacerlo.

Ponte confortable.

Otro factor de estrés en el trabajo es la falta de confort en el área de trabajo o los procesos. Utilizar una silla que está dañada, una computadora que se trabaja a cada rato, un software que falla, e incluso la falta de implementos para hacer nuestra tarea puede provocar estrés. La mayoría de las veces, es tarea de la administración proveer equipo y procedimientos apropiados, pero si eso no ocurre, por nuestra propia salud tenemos que solicitarlo, algunas veces de forma verbal y otras de forma escrita.

Otro problema que provoca disconformidad en el trabajo es el ruido. Algunas personas recomiendan poner música instrumental a bajo volumen cerquita de nuestro equipo, (Si en la empresa lo permiten) de forma que al poner atención a esta música, se mitiguen los ruidos alrededor.

Evitar multitareas.

Con tanto equipo digital, software teléfonos inteligentes, etc. etc., parecía que la multitareas son la clave del éxito. Nada más apartado de la realidad. Uno puede tener tres teléfonos pero sólo hablará en uno a la vez, puede ser un teléfono inteligente con doble pantalla pero sólo puedes ponerle la vista a una sola.
Tenemos tabletas, teléfonos inteligentes, computadoras, computadoras portátiles, pero sólo tenemos un par de manos para trabajar con un equipo al mismo tiempo.

En lugar de multitareas, es mucho mejor un concepto que está tomando en estados unidos llamado «Chunking», esto es dividir las tareas grandes en tareas pequeñas. O hacer un poquito primero de algo y luego retomarlo más tarde.

Caminar.

Es increíble el tiempo que pasamos sentados en un escritorio o mejor dicho una silla, caminar es una muy buena idea. Los expertos en economía aconsejan tomar una caminata de 3 minutos cada media hora. Esto ayuda a liberar el estrés. Otras personas recomiendan hacer ejercicio a la hora del almuerzo, en cualquier caso dejar por un momento nuestro escritorio ayuda a despejar la mente.

Perdona por no ser perfecto.

A veces como todo ser humano, tenemos un terrible temor al fracaso, pero si nos damos cuenta, todos hemos fracasado muchas veces. Ser una persona perfeccionista, puede convertirte en un neurótico y afectar grandemente a la gente que trabaja contigo. La perfección no es un atributo humano.

Escucha música.

Escuchar música tiene muchos beneficios y uno de los mejores y es que alivia bastante el estrés laboral. Combate el estrés laboral con música favorita cuando vas de tu casa al trabajo o de regreso. Algunos lugares tienen música ambiental y otros te permitirán colocar un pequeño aparato solamente para escuchar música.

Conclusión.

Lo más importante para eliminar el estrés detectar entonces que es lo que nos causa estrés laboral, cuáles son aquellas situaciones en las que más nos involucramos y nos provocan estrés, una vez que hayamos identificado los factores que provocan el estrés, estamos preparados para encontrar la manera de mitigarlo.

Así como no podemos hacer un trabajo perfecto, tampoco el estrés se puede eliminar totalmente, también debes perdonarte por eso.

Referencia.

Elizabeth Scott. Nueve formas de lidiar con el estrés laboral. Traducción libre de Aroldo David Noriega.
https://www.verywellmind.com/how-to-deal-with-stress-at-work-3145273

¿Cómo medir el capital humano?

Eric Garton, en un artículo publicado en el Harvard Business Review afirma que otra manera de medir el capital humano es por medio de tiempo, talento y energia.

  • Tiempo: la cantidad de horas que un empleado dedica al trabajo.
  • Talento: las habilidades, competencias, e ingenuidad que traen al trabajo.
  • Energía: el nivel de involucramiento, pasión y enfoque que aplican a su trabajo.

 

 

La combinación de estos factores tiempo + talento + energía y la interacción entre ellos es la manera en que el capital humano se convierte en productividad y valor económico para la empresa.

De aquí que la manera de medir el capital humano mediante este sistema puede ser un poco más simple, porque establecer el tiempo que cada persona dedica a su trabajo no es muy difícil; definir el talento, esto es competencias, habilidades y aquellas cosas de las que son capaces de desarrollar, se puede lograr creando un inventario de competencias a nivel de departamento o de toda la empresa. Finalmente, la energía, esto es el nivel de compromiso, pasión y enfoque puede determinarse mediante la tradicional evaluación del desempeño.

El mismo autor citando estudios de la Unidad de Inteligencia Económica de la Revista The Economist, concluye que una compañía promedio pierde hasta el 21% del tiempo de los empleados en actividades o interacciones innecesarias. La mejores compañías han logrado reducir este desperdicio hasta en un 50%.

Las principales causas de la pérdida de tiempo son en parte debido a la estructura de la compañía y a la conducta del empleado. Desde una perspectiva estructural, se debe tener mucho cuidado en el diseño organizacional a fin de eliminar rutinas que hacen perder el tiempo. Cosas tan simples como citar a una reunión y empezarla 10 minutos más tarde. Si a la reunión fueron convocadas 10 personas, eso es una hora de trabajo productivo perdido en apenas unos minutos iniciales.

Otra pérdida de tiempo se debe a la conducta del mismo empleado fomentada muchas veces por la cultura interna. Tardar más tiempo del necesario en el baño, utilizar las redes sociales en horarios de trabajo, atender llamadas personales, etc. Éstos son ejemplos del desperdicio de tiempo por conductas individuales.

En el caso del talento, según el mismo estudio, las mejores compañías obtienen casi un 30% de mejora en el desempeño de la productividad debido al talento de su fuerza laboral. Pero más importante que el talento individual de cada persona es la manera en que las empresas distribuyen la fuerza laboral entre las personas llamadas «overachievers» y aquellos que pertenecen a la media común.

Esto quiere decir que se aconseja ubicar a las personas que todavía no desarrollan todo su talento con aquellos considerados expertos. También se puede utilizar algo como el efecto Pigmalión del que ya leímos en las primeras lecciones.

Finalmente, el estudio concluye examinando la energía. Para todas las compañías, la energía es la principal fuente de producción. Aquellos empleados más energéticos, a los que podemos llamar «inspirados» producen hasta dos veces más que un empleado «satisfecho». Estos a su vez, producen hasta un 50% más que un empleado «comprometido».

El señor Eric Garton aconseja lo siguiente:

  • Sistemáticamente erradicar todos aquellos factores que hacen perder el tiempo a los empleados y que los impide efectuar su trabajo.
  • Redefinir formas de trabajo y construir ambientes laborales que den balance al desempeño, la rendición de cuentas y la autonomía.
  • Ayudar a los empleados a enlazar sus roles individuales con la misión y visión general de la compañía, que esté modelado por los líderes.

 

Tarea 1.

De forma grupal, mediante un foro o reunión en persona realiza una lluvia de ideas y establece las 10 conductas que hacen perder el tiempo en la empresa. 5 deben ser relacionadas a la estructura organizacional y 5 conductas individuales.

Para cada conducta especifica la causa, (lo que la provoca), el efecto (daño que genera) y finalmente sugiere una forma de mitigar o eliminar esa conducta.

Tarea 2

Ahora esto será un proceso individual, utilizando una página de texto, elabora un informe en donde describes el ambiente laboral y tu puesto de trabajo. ¿Cómo es? ¿Que recursos tienes a tu alcance? ¿Cuáles son tus responsabilidades? ¿Cómo rindes cuentas? ¿A quién o quienes rindes cuentas? ¿Cuál es el grado de autonomía que tienes en tu puesto de trabajo? (Que puedes decidir y que no) .

Tarea 3

Contesta la pregunta: ¿De que forma te identificas con tu empresa? (Cómo lo que haces permite que tu vida en general prospere)  Esta pregunta es de extensión libre, puedes contestar como quieras.

 

 

 

Este artículo ha sido adaptado de su original en inglés.

Garton, Eric. (Hr´s Vital Role in How Employees Spend Their Time, Talent, and Energy) Harvard Business Review. January 30, 2017.