PRONEA

PRONEA

El Programa Nacional de Educación Alternativa -PRONEA- https://pronea.gt es la primera escuela a distancia del Ministerio de Educación. Fue creado mediante Acuerdo Ministerial 3852-2017 del 28 de diciembre de 2017 y tiene como objetivo atender las necesidades educativas de aquellas personas que han quedado marginadas del Sistema Educativo Nacional por cualquier causa.

Para nadie es un secreto que aproximadamente 3 millones de guatemaltecos menores de 24 años no han completado su educación formal, por razones económicas, por migración, por la violencia, por no contar con documentos de estudio previos y por muchas otras causas.

Para poder echar a andar un proyecto de esta naturaleza ha sido necesario vencer un sin fin de barreras, principalmente las burocráticas, pero por otro lado PRONEA se ha topado de frente con las mentes «chiquitas» que no pueden pensar «fuera de la caja»; tratando de encasillar los procesos educativos en un molde escolarizado, sujeto a horarios, sujeto a regulaciones de edad, de ubicación geográfica y también blandiendo legislaciones locales, principalmente disposiciones a nivel departamental que de una u otra forma frenan el sueño de una mejor educación de personas adultas que se encuentran urgidos de soluciones diferentes.

No podemos esperar resultados diferentes, haciendo siempre lo mismo.

(Albert Einstein)

Sin embargo, la actual administración del Ministerio de Educación, que finaliza sus gestiones en enero de 2020 ha dado un impulso a la educación de personas jóvenes y adultas, creando PRONEA, modificando la normativa vigente para ajustarla a los tiempos modernos y dando un impulso a la educación de adultos mediante la generación de oportunidades que vendrán a dar buenos frutos en los años venideros, a corto y mediano plazo. A corto plazo mucha gente podrá formarse y terminar sus estudios, a largo plazo la sociedad guatemalteca podrá contar con más personas calificadas para ejecutar los trabajos que demanda la educación del siglo XXI.

Para mí, personalmente ha sido un honor haber participado con mi granito de arena durante los pasados dos años, agradezco a Dios y a quienes confiaron en mi persona, se que quienes se quedan a cargo les toca una tarea difícil pero no imposible, y se también que quienes se quedan en DIGEEX mejoraran con creces lo que hemos iniciado.

 

Análisis de necesidades de capacitación

Usted llega a su restaurante favorito y el mismo mesero que le atiende otras veces esta vez lo hace pero de mal humor. Usted le informa al gerente sobre la mala atención recibida y el gerente inmediatamente dice, -voy a mandar a esta persona a hacer un curso de servicio al cliente.

¿De qué manera está seguro el gerente que lo que este mesero necesita es un curso de servicial gente?

Todas las personas que diseñan cursos virtuales tienen la obligación inicial de determinar si el curso virtual que vamos a producir es verdaderamente innecesario. Si diseñamos un curso virtual que no va a resolver ningún problema; estaremos creando una solución y después buscamos el problema para aplicar nuestro curso. Es como ir a la farmacia y comprar una medicina para una dolencia que todavía no tenemos pero que imaginamos que tendremos en el futuro.
Es una locura.

Sin embargo, miles de dólares son gastados cada día en cursos inventados por más de alguna persona que no solucionan nada y que al final de cuentas deja un sabor a fracaso tanto en quienes tomaron el curso como quien lo pago.

Para evitar estas dificultades se utiliza lo que se llama «análisis de necesidades» y aunque el término es bastante amplio y existen muchas otras definiciones, en este artículo vamos a definir este proceso como «la identificación del estado o situación de las cosas ideales o cómo deberían de ser; la identificación de la situación actual y la distancia existente entre esa situación actual y el estado ideal que esperamos.» Para hacerlo más simple; una necesidad es la diferencia entre lo que es y lo que debería ser.

La clave principal para el éxito de un curso virtual es identificar exactamente la distancia existente entre lo que es y lo que debería ser y averiguar si es a distancia puede ser cubierta mediante la capacitación en línea.


A continuación presentamos unos pasos que pueden servir para analizar las necesidades de capacitación.

PRIMERO: Identificar el desempeño esperado

El primer paso es establecer exactamente qué es lo que se quiere que las personas hagan cuando termine el curso. Qué cosas medibles podemos establecer, que estándares o competencias esperamos de los colaboradores o participantes de un curso. Para identificar el desempeño esperado se pueden realizar los mapas de competencia laboral; la descripción de puestos y evaluaciones de desempeño que existan en la empresa. Si no existen, tendremos que hablar mucho con los supervisores o jefes inmediatos para establecer exactamente qué es lo que se espera que ellos hagan; no necesariamente lo que están haciendo ahora.

SEGUNDO: identificar el desempeño actual

El siguiente paso es averiguar cuál es el desempeño actual de los empleados. Nuevamente tenemos que guiarnos por información extraída de entrevistas con el personal; los supervisores y la gerencia. Es muy importante hablar con el trabajador directamente; averiguar si sabe exactamente lo que se espera de él o ella; si tiene los recursos necesarios para hacer su labor, si se le ha capacitado adecuadamente y si existe alguna situación o comportamiento de sus superiores que le impide desempeñarse adecuadamente.

TERCERO: Identificar la brecha del desempeño

La brecha del desempeño no es otra cosa que la distancia entre lo que es y lo que debería ser. Por ejemplo, tenemos una persona que debe atender a los clientes con amabilidad; con rapidez y también resolver cualquier problema que los clientes traigan. Si esta persona no está haciendo ese trabajo para el que se le ha contratado entonces aquí existe una brecha pero no necesariamente significa que no sabe que debe tratar bien a la gente, con rapidez y resolver sus problemas. Algunas veces no tienen la autoridad suficiente para tomar decisiones; otras veces pueda ser que tenga mucho trabajo adicional, e incluso podría tener alguna enfermedad. Por eso se dice que las personas cuando no hacen algo se debe a que no saben o no quieren. Si no saben es mucho más fácil resolverlo porque se les capacita y ya deberían poder trabajar bien; si no quieren se presenta un problema más serio porque el no querer tiene muchas raíces.

CUARTO: identificar la causa de la brecha del desempeño

Esta es la parte más importante porque debemos averiguar cuál de los siguientes factores está afectando el desempeño laboral:

  • Competencias, conocimientos o habilidades
  • Motivación e incentivos
  • Capacidades físicas y mentales
  • Procesos y equipo apropiado
  • Supervisión o retroalimentación

La capacitación puede ser efectiva, únicamente si resuelve un problema que es causado por la falta de conocimiento o habilidades. Si el problema es el resultado de la falta de equipo o procesos esto sólo se podrá resolver proveyendo el equipo o generando los protocolos o directrices que faciliten los procesos. Si la brecha de desempeño es causada por supervisión o retroalimentación, motivación e incentivos; estos normalmente son producidos por la mala gerencia mientras que si se debe a las capacidades físicas o mentales del colaborador o colaboradora entonces es necesario mover a esta persona a otro lugar.

Averiguar exactamente la razón de la brecha del desempeño es un trabajo arduo y requiere mucha investigación en el lugar de trabajo; también requiere por supuesto la colaboración de la empresa y de sus gerentes.

QUINTO: proponer la solución

Estando seguros que la brecha del desempeño es causada por la falta de competencias, conocimientos o habilidades; es entonces el momento de ofrecer una solución en forma de capacitación. La capacitación puede ser impartida de muchas maneras; por medio de sesiones presenciales, por medio de videoconferencias, materiales impresos o por educación virtual. Nuestra propuesta de solución al problema o a la brecha de desempeño debe explicar claramente por qué la educación virtual es la mejor opción. Si este no fuera el caso, también es necesario explicarlo después de todo quienes hacemos cursos virtuales casi siempre damos capacitaciones presenciales.

Tarea 1:

Tomando como ejemplo el caso del mesero al inicio de este texto; conteste las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo espera uno que se comporte un mesero cuando llegamos a cualquier restaurante?
  • ¿Ha tenido alguna mala experiencia con un mesero en el pasado? Si su respuesta es afirmativa, explique con detalle lo que ocurrió. Si su respuesta es negativa, pregunte a algún familiar o amigo a quien le haya sucedido una mala experiencia y relate su caso.
  • ¿Cuáles son las tres cosas más importantes que un mesero debe dominar o saber para realizar su trabajo correctamente?
  • ¿Qué tipo de equipo necesita un mesero para realizar su trabajo?
  • ¿Cuáles son los tres procesos más importantes que un mesero debe realizar? (Por ejemplo, como tomar una orden, como poner la mesa, como servir el vino, etc.)

Tarea 2:

Esperamos que esta tarea no le cree dificultades en su lugar de trabajo. Escoja a la persona que tiene el mejor desempeño en el departamento o empresa donde usted trabaja. Ojalá que sea usted pero si no lo es necesitamos ser muy honestos u honestas y seleccionar con bastante seriedad a la mejor persona que trabaja en ese lugar. Una vez que lo hemos seleccionado, debemos describir lo siguiente acerca de esta persona:

  • ¿Cuáles cosas hace esta persona por las que sus jefes y compañeros le tienen como el mejor trabajador de la empresa?
  • ¿Qué tipo de conducta demuestra esta persona?
  • Enumere las cinco características personales más importantes que posee esta persona.
  • Enumere los cinco procesos o productos que mejor realiza.

Ahora viene la parte difícil. (Este trabajo debe ser confidencial, la segunda persona no se debe enterar de lo que estamos haciendo), escoja aquella persona que tiene el peor desempeño en su departamento o empresa. Ojalá que no sea usted y describa lo siguiente acerca de esta persona:

  • ¿Por qué motivo la mayoría de personas y gerentes en la empresa piensan que esta persona es la peor colaboradora o colaborador en la empresa?
  • ¿Qué tipo de conducta demuestra esta persona?
  • Enumere las tres características personales más importantes que posee esta persona
    enumere las tres tareas más importantes que realiza.
  • Explique, para cada una de esas tareas cuáles son las cosas que no hace bien.

La brecha del desempeño para la segunda persona nos puede dar una idea del motivo por el que esta segunda persona no está realizando su trabajo. Si la razón fuera por falta de capacitación entonces la cosa se puede arreglar muy fácil pero si no es eso la situación se puede complicar.

¿Cómo trabajar con colaboradores difíciles? (El que advierte, no es traidor..)

Hace muchos años, más de los que quisiera recordar, tuve un jefe que tendía a ser buena gente, trataba de que todos hiciéramos las cosas que debíamos y siempre nos recordaba algo: «El que advierte, no es traidor..».  El explicaba lo que no debíamos hacer y si lo hacíamos, por más buena gente que el fuera, sabíamos que había una consecuencia. No sé que se hizo el Teniente Guizar, pero hasta el día de hoy recuerdo esa frase, hay mucha sabiduría en ella.

Es inevitable que en el rol de jefe de cualquier grupo de personas, especialmente en el lugar de trabajo, vamos a tener siempre uno de ellos con el rótulo de «difícil». En lugar de ignorar esta situación como la mayoría de administradores hace, es esencial tomar acciones para remediar el problema con la finalidad de mantener un ambiente de trabajo efectivo.

Antes de continuar con este artículo vale la pena tomar en cuenta lo que F. John Reh aconseja, y esto es concentrarnos en las acciones y no en la persona. Esto quiere decir que si alguien tiene un carácter irascible o simplemente no nos dirige la palabra pero eso de ninguna manera afecta las labores del departamento o empresa, entonces es válido ignorar esa situación siempre y cuando esa actitud, como dijimos primero, no afecte el desempeño laboral.

 

Beth Miller enumera las clases de colaboradores o empleados difíciles que se pueden hallar en cualquier empresa o entidad pública:

  • La víctima: Esta es aquella persona que nunca tiene la culpa de nada en la oficina, si algo ha ocurrido esto se debe al error de cualquiera de los demás.
    A este tipo de personas es recomendable definirles claramente sus responsabilidades y productos que deben entregar así como el tiempo que deben tomarse para hacer algo. Para enfrentar a «la víctima» adopte un lenguaje de rendición de cuentas.
  • El murmurador. Los murmuradores o murmuradoras son como serpientes enrolladas esperando el momento preciso para atacar. Si se les provoca atacan sin misericordia, estas personas tienden a ser proclives a enojarse repentinamente y pegar de gritos, incluso pueden llegar a ser un tormento para todos.
    Si este tipo de personas sencillamente no les importa su forma de ser, no espere cambios. Afortunadamente son muy escasos. Este tipo de personas, por el bien de todos deben ser despedidos o dejados de lado completamente.
  • El negativo. La diferencia de un negativo y un murmurador es que los murmuradores hablaran a tus espaldas, mientras que los negativos no tienen problema en estar en contra de cualquier idea que les propongas a solas o enfrente de los demás. A este tipo de personas no les gusta los cambios y se resisten a las nuevas políticas o nuevos procesos.

Estas personas pueden llegar a ser un fastidio pero cuando los administradores encuentran la manera de trabajar con ellos pueden convertirse en una importante fuente de dinámica de equipo. Beth Miller dice que cada grupo de trabajo o grupo de personas necesita un «abogado del diablo». Si nos dijeran que todo está bien y nadie se fijara en las cosas malas, todo puede llegar a ser un desastre. Los mejores jefes son aquellos que aceptan la dirección de sus colaboradores, especialmente en aquellos ambientes cuando los colaboradores tienen más experiencia que nosotros.

La clave de trabajar con una persona negativa es averiguar la fuente de su negatividad y luego tratar de cubrirla. Algunas personas se vuelven negativas por qué después de mucho tiempo no han ascendido, nadie se fija en lo que hacen y sus contribuciones muchas veces son ignoradas. Si este es el motivo, halagar en público a una persona negativa es muy efectivo como también lo es halagar a cualquier otro empleado colaborador que tengamos.

Otras veces, las personas negativas tienden a hacerlo porque ese es su carácter, no están frustrados con el trabajo, simplemente les place oponerse cualquier cosa o fijar de siempre en lo negativo. En este caso, si la persona es negativa de nacimiento, lo que debe hacer usted es pintar una raya. ¿Qué significa esto? Decida usted hasta que punto aceptará la negatividad, no todo a lo que esta persona se oponga puede ser malo o bueno, yo puedo decidir qué porción de negatividad aceptar y cuál rechazar.

  • El fantasma. Esta es aquella persona que dice: «mañana tengo que ir al hospital…» O inventará cualquier cosa con tal de no hacer aquella tarea que le fue asignada. Otra frase favorita es «tengo mucho que hacer»; «me gustaría tanto ayudar pero…».
    Muchas veces cuando una persona tiene tantas excusas en el trabajo se debe a que ya no le gusta estar allí, una franca discusión con esta persona ayudará a aclarar las cosas.
  • El narcisista. Los narcisistas son lo opuesto a los jugadores de equipo. Por ejemplo, en un equipo de fútbol todos los jugadores trabajan en conjunto para que uno de ellos meta el gol. Desafortunadamente, muchas veces uno de esos jugadores quiere ser la estrella y no comparte la pelota y la mayoría de las veces intentará llegar a la meta sin poder anotar el ansiado gol. Los narcisistas son muy difíciles de hacerlos cambiar, muchas veces si un narcisista en realidad tiene mucho talento se pueden crear las opciones para que trabaje por su cuenta y demuestre lo que sabe. Otros narcisistas son capaces de hacer ajustes y trabajar en grupo, aunque muy difícil, trabajarán en grupos y están motivados por el éxito.
  • El Einstein . Esta gente es la más lista de la empresa, lo más triste es que ellos lo saben. Les encanta presumir de todo lo que saben, desafortunadamente también son muy rígidos en su punto de vista y tienden a convertirse en personas arrogantes.
    Con esta gente hay que fijarse bien en qué áreas pueden contribuir de forma positiva para el beneficio de la empresa. Lo más importante con esta gente es dejarlos que lleguen a sus propias conclusiones y una vez que ellos se dan cuenta del problema que están provocando tratarán de parecer muy listos diciendo algo como «yo creo que mejor me aparto…»
    Lo más importante aquí es dejar que ellos mismos descubran que ellos son el problema pero cuando no son el problema y nos traen la solución también debemos darles el crédito.
  • Los payasos. Esta gente cree que su deber es mantener a la gente riendo a base de chistes que sólo crean disrupción en el puesto de trabajo. Si el comportamiento de un payaso está provocando dificultades en la empresa lo más sano es hablarle directamente e invitarle a quedarse un poco más callado.
  • Los preguntones. Estos son aquellos que siempre quieren saber la razón detrás de cualquier decisión, piensan que es su deber averiguar el por qué de cualquier cosa que se les pide.
    Al igual que con el payaso, a un preguntón es más fácil decirle que se concentra en su trabajo y que no preste atención a cosas que no la necesitan.

¿Por qué la gente hace todas estas cosas?

Susan Ways enumera algunas razones por las que la gente se comporta de esta manera.

  • La gente quiere caer bien.
  • La gente quiere que nos fijemos en lo que está haciendo.
  • Estas personas tienden a ser muy duras consigo mismas, se exigen mucho y esperan lo mismo de los demás.
  • Son personas sensibles emocionalmente. Su autoestima muchas veces está baja y por eso sienten inseguridad cuando no nos fijamos en su trabajo.

¿Cómo tratar con estas personas?

Erika Andersen, de la Revista Forbes, nos da otros consejos para lidiar con esta gente.

  • Escuche: Muchas veces, cuando un empleado se pone difícil dejamos de prestarle atención. No se retamos y decidimos que no le haremos caso a esta persona, nos hacemos una idea de lo que es y nos encerramos en ella. Los mejores administradores prestan atención cuando alguien no está haciendo bien las cosas o se opone a todo. Al prestarle atención a alguien llegamos a comprenderlo o comprenderla y sabremos exactamente por qué hace lo que hace, a partir de ahí podemos comenzar a apoyarlos con el fin de que cambien su conducta.
  • Objetivos claros. La mayoría de administradores pasan años sin saber exactamente lo que debe hacer cada uno de los empleados o colaboradores; darles una retroalimentación oportuna es la mejor forma de motivar a la gente, pero para retroalimentar se debe empezar por establecer expectativas u objetivos claros de lo que esperamos de cada uno. A partir de ahí podemos iniciar un proceso de evaluación que nos ayudará a identificar aquellas áreas en las que el empleado y jefe deben mejorar.
  • Documentar. Esta es una de las situaciones que menos hacemos cuando estamos a cargo de algún grupo de personas, sin importar todo lo que hagamos por mejorar las situaciones, llegará el momento en que encontremos alguien que a pesar de todo no quiere cambiar y en ese instante nuestra mejor ayuda será todo tipo de documentación que tengamos acerca de las veces que intentamos ayudar a este empleado a cambiar su conducta.
    Documentar las cosas no significa ser negativo, todo lo contrario, significa ser prudente.
  • Sea consistente y atenerse a las consecuencias. Si cierta conducta de uno de tus subalternos no te gusta, lo más importante es decírselo y además de decírselo explicarle cuáles serán las consecuencias si hace o deja de hacer lo que se le pide. Desafortunadamente, la mayoría de jefes olvidamos esta última parte, decimos que algo va a pasar si no se hace tal cual cosa o que andaremos un premio si hacen la otra; tristemente, las cosas entran por un oído y salen por el otro porque no cumplimos las consecuencias prometidas. El mejor consejo es no crear demasiadas reglas, crear pocas y cumplirlas sin importar lo duro que sea.
  • Apegarse a los procesos. La mayoría de empresas grandes o entidades gubernamentales tienen manual en defunción, reglamentos internos y otros. Cuando llegue el momento de documentar alguna cosa hay que seguir todos esos procesos enumerados en los manuales de la empresa.
  • No envenenar la fuente y tener cuidado con lo que hablamos. Muchas veces, los jefes inexpertos en lugar de aplicar medidas disciplinarias como las descritas anteriormente empiezan a quejarse en voz alta con las demás personas acerca de la conducta de uno de ellos. Sin importar lo difíciles que sean algunos empleados, los mejores jefes no hablan a las espaldas de ellos. Hacerlo crea un ambiente de desconfianza y deja en la memoria de la demás gente la idea de que si estamos hablando mal de uno de sus compañeros podremos hacerlo de ellos también cuando no estén cerca de nosotros.
  • Coraje. Disciplinar o despedir a alguien tiende siempre hacer lo más difícil que un administrador hace. Cuando llega el momento de hacerlo, hay que hacerlo. Los mejores administradores hacen estas cosas de manera impecable, de todas maneras estemos preparados porque en algún momento vamos a cometer errores o nosotros mismos también podemos comportarnos de alguna de estas formas que dijimos antes; cuando se así esté preparado para pedir disculpas y recuerde que el que manda manda y si se equivoca sigue mandando.

 

Referencias:

  • F. Jhon Reh (Ten steps to help you plan and deal with a wifficult employee) https://www.thebalance.com/dealing-with-difficult-employees-2275785
  • Beth Miller (Managing the Unmanageable: The 6 Most Common Types of Difficult Employees) https://www.entrepreneur.com/article/245065
  • Susan Ways (10 things managers should know about difficult employees) https://www.linkedin.com/pulse/10-things-managers-should-know-difficult-employees-susan-ways-sphr
  • Erika Andersen (9 ways to deal with difficult employees) https://www.forbes.com/sites/erikaandersen/2013/11/21/9-ways-to-deal-with-difficult-employees/#38a0759f40c4

 

 

Las 5 claves de la administración del tiempo: Clave 1 Espacio

El tiempo es uno de los recursos más limitados e invaluables que tenemos. Si nos hace falta dinero podemos buscar la manera de ganar más dinero, si nos hace falta ropa podríamos comprarla incluso de segunda mano; lo que no podemos es alargar las 24 horas que trae cada día.

Lo que hagamos con esas 24 horas hace la diferencia en la clase de persona que somos. Administrar nuestro tiempo de manera sabia nos permitirá hacer más cosas en menos tiempo.

Las cinco claves de la administración del tiempo

Organizar el espacio

Rubén ha quedado con su amigo Esteban de almorzar juntos este mediodía. Cuando Rubén se da cuenta que ya pasó media hora y Esteban no llega; se dirige al taller de mecánica donde Esteban trabaja. Lo encuentra debajo de un vehículo tratando de aflojar unas tuercas. Como Rubén está bastante cerca Esteban le pide por favor que le alcance la copa 9/16 . Rubén ve una caja de herramientas y ahí amontonadas están todas las copas; tarda cuatro o cinco minutos en encontrar la que Esteban necesita y finalmente se la entrega.

  • ¿Por qué no ordenas tus herramientas para hacer más fácil hallarlas? Pregunta Rubén.
  • Es que no me da tiempo. Contesta Esteban.
  • ¿Cuántas veces tienes que buscar una tuerca durante el día? Vuelve a preguntar Rubén.
  • Unas 10 o 15 veces creo yo, dice Esteban.
  • Imagina, 10 veces tardándose cuatro minutos suman 40 minutos durante el día. Ya hubiéramos almorzado y todavía tendrías tiempo de descansar un poquito más si tus herramientas estuvieran en orden.

El caso de Esteban no es extraño; muchos de nosotros mantenemos las cosas alborotadas porque creemos que así las encontraremos más rápido. ¿cuánto tiempo pasas buscando llaves o tu teléfono celular? ¿Tienes un montón de papeles sobre tu escritorio y no sabes por dónde empezar? La des-organización es uno de los mayores consumidores de tiempo.

La primer clave para empezar a administrar adecuadamente nuestro tiempo es organizar nuestro espacio y nuestras pertenencias. Ahorra mucho tiempo ser capaz de encontrar las cosas en el momento que las necesitamos y devolverlas al mismo lugar una vez que dejamos de usarlas. Siento casa puedes encontrar alguna herramienta o tu ropa con mayor rapidez puedes tener más tiempo para descansar o compartir con la familia. Si tu área de trabajo se mantiene en un desorden, no sólo dice la clase de persona que eres, sino que a la vez la gente no confiará en tu persona.

¿Cómo organizar mi espacio?

Hay una clave tan sencilla y única para organizar nuestro espacio que es verdaderamente impresionante y aún así muy poca gente la pone en práctica. Para empezar a organizar tu espacio, alejada todas aquellas cosas que no necesitas. Las cosas que se usan constantemente son las que deben estar al alcance de la mano; aquellas cosas que usamos en raras ocasiones deben estar más alejadas y aquellas cosas que nunca se usan ya no deben estar allí.

Marta es una señora de mediana edad con varios hijos adolescentes y un esposo que la quiere. Cada domingo vuelve a pasar la misma historia en casa de Marta, el esposo y los niños están en el carro esperando que baje Marta, algunas veces llegan tarde a la Iglesia otras veces deciden no ir o si tienen que ir a un lugar procuran que Marta se prepare con una o dos horas de anticipación. No es que Marta utilice mucho maquillaje, tampoco es que sean millonarios y ella vista a la última moda; nada que ver, lo que pasa es que Marta nunca encuentra que ropa usar.

Un día, Marta decidió buscar en su armario todas aquellas prendas que ya no utiliza; más de la mitad de la ropa que estaba y almacenada ya no era de su talla, otras estaban pasadas de moda y otras eran colores que ya no gustaba. Ahora en lugar de esperar 30 minutos, la familia espera 15 porque ahora Marta tiene la mitad de trabajo que antes.

Una amiga le ha aconsejado a Marta que si van a salir a la Iglesia el día domingo o piensan ir a algún lugar, que busque su ropa un día antes, de esa manera en la mañana ya sabe que ponerse y no tendrá que enojar a su familia otra vez.

Consejos para organizar su espacio.

Estos consejos se pueden aplicar tanto en el hogar como en el trabajo y cualquier otro espacio en el que hacemos tiempo. La condición general de nuestro ambiente de trabajo u hogar afecta nuestra productividad personal. Trabajar en un ambiente desordenado nos distrae constantemente y crea una energía negativa. Y si, muchas veces tenemos una excusa perfecta para nuestras limitaciones, hay gente que dice que en su gran alboroto encuentra todo; pero basta con cambiar una sola cosa de lugar y les desarmamos su mundo.

Como ya dijimos, un espacio de trabajo organizado correctamente trae grandes beneficios. Nos hace sentir en control de las cosas y podemos prestarle atención a las que más importan.

Los editores del diario Huffington Post dan algunos consejos para mantener nuestro espacio organizado.

Lo primero que hay que hacer, es quitar de nuestra vista todas aquellas cosas que no utilizamos. Libere su espacio, destacarse de cualquier cosa que no sea productiva y que este en su armario o escritorio. Aleje muebles innecesarios, documentos que ya no sirven, ropa que ya no usa, objetos que han pasado más de un año en la lista de «algún día van a servir…».

En segundo lugar es una buena idea rotular todas las cosas y ordenarlas ya sea por orden alfabético si son documentos o por colores o tipos de prendas y fuera ropa. Rotular los objetos significa poner cada cosa en su lugar, por ejemplo Esteban tiene que colocar las copas en la caja de copas, los destornilladores en el lugar que les corresponde.
Al almacenar las cosas en su lugar es buena idea también utilizar cajas de cartón o plásticas para almacenar artículos similares. Marta por ejemplo, sabe que cada Navidad necesita papel de regalo y moñas, por lo tanto las ha almacenado todas en una sola caja que abrirá en el mes de diciembre.

Al agrupar los objetos en cajas tenemos más claridad sobre dónde hallar cada cosa.

En tercer lugar, es importante segmentar la zona de nuestro hogar o las del trabajo. ¿Qué es segmentar?
Segmentar significa separar espacios para tareas específicas. Por ejemplo, en una casa tenemos cocina, sala, comedor y dormitorios. No podemos llevar platos de comida al dormitorio o traer la cama la cocina, a menos que sea una casa muy pequeña.

Tener áreas específicas de trabajo es una buena solución a los problemas de espacio. Algunas veces nuestro trabajo requiere diferente espacio o diferentes herramientas y por lo tanto es necesario contar con un lugar para hacer cada cosa. Incluso en la casa, no es buena idea tener dentro de las habitaciones computadora para trabajar y, sin embargo se puede tener un espacio común en donde se realicen las tareas que inevitablemente debemos llevar a casa más de una vez. Entre menos trabajo llevemos a casa mucho mejor, pero eso es tema de otro curso.

Autoevaluación

Contesta las siguientes preguntas:

  • ¿Quieres organizar tu espacio?
  • ¿Qué vas a ganar con organizarte?
  • ¿Qué perderás si no te organizas?

El plan de un mes.

Esta es una actividad sencilla, elige dos situaciones diarias de tu vida que quieres organizar durante este mes. Tal vez quieras organizar tu ropa, tu lugar de trabajo o tu lugar de estudio. Puede ser cualquier otra cosa siempre y cuando te enfoques en ella durante este mes.

  • Una vez que tengamos identificadas las dos areas que queremos mejorar durante este mes; haremos lo siguiente:
  • Haz una lista de aquellas cosas que no necesitas tener a mano.
  • Asegúrate de dejar cerca cualquier objeto que utilizas a diario.
  • Infórmale a tu esposa, esposo o cualquier otra persona en tu hogar o tu trabajo que vas a organizar tu espacio. Eso servirá para rendirle cuentas a esa persona y creará una pequeña presión para cumplir tu palabra.
  • Finalmente, establece una hora límite para contestar correos electrónicos, mensajes de texto o realizar llamadas importantes.

¿Quieres ganar un poquito más de tiempo?

  • Enciende la televisión 30 minutos después de lo usual o apaga la 30 minutos antes, incluso si tu programa no ha terminado.
  • Si revisas tu cuenta de Facebook tres veces al día; procura revisarla una sola vez, de preferencia fuera del horario laboral.
  • En la casa, agarra una caja grande y coloca las cosas que no utilizas. Las ponemos en alguna bodega y si después de 30 días no nos han hecho falta puede donarlas a la Iglesia para que la entreguen a la gente necesitada. Éstas personas le dan un mejor uso que el estar almacenados durante tanto tiempo en tu ropero.

Después de una semana de hacer lo que aconsejamos arriba, escribe en la parte inferior, los resultados que has alcanzado. ¿Funcionaron?