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Análisis de necesidades

En el análisis mega la pregunta principal es: ¿Está nuestra institución o empresa agregando valor a la sociedad? ¿Es ésta la sociedad que queremos?  Es decir, toda la empresa o entidad busca influir en la sociedad o ajustar su visión y misión a las demandas de ésta.

Mientras tanto, el análisis Macro busca responder estas preguntas: ¿Estamos satisfaciendo las necesidades de la sociedad?  Aquí la variante es que si bien ya tenemos el rumbo fijado en el análisis Mega; ahora tenemos que ajustar la brújula para encaminarnos a ese destino.

En un análisis Micro los procesos son similares pero a nivel de departamento o división. Aquí ya la sociedad ha establecido sus demandas, la empresa tiene clara la misión y visión; un análisis Micro se hace a nivel de departamento para que cada unidad o división dentro de la empresa o entidad estén alineados a la misión de la compañía en general.

Un análisis de necesidades Micro es un proceso para identificar vacíos o necesidades entre la misión y visión general de la empresa y el desempeño actual de una unidad o departamento.

micro-analisis

 ¿Cuándo realizar un análisis de necesidad micro?

Cuando su organización se encuentra en alguna de estas situaciones:

  • Reconoce que lo que la organización hace, usa o produce debe alinearse con los valores internos de la empresa, con su misión y visión de cara a satisfacer las necesidades en los niveles superiores. (mega y macro)
  • Asume que cada elemento de la empresa agrega valor al conjunto de la empresa y sociedad.
  • Cuando se introducen cambios que tendrán un impacto en los puestos individuales o habrá un cambio en la descripción y organización de puestos.
  • Se encuentra ante retos derivados del desempeño actual de los colaboradores
  • Se encuentran inmersos en un proceso de planificación operativa

 

Pasos:

Identificar objetivos de desempeño e indicadores derivados de los análisis Mega y Macro

En la entrada anterior explicamos que, como lo explica muy bien Cathy Moore,  nuestra misión debe convertirse en números.  Esos números se convierten en objetivos e indicadores de desempeño.

Consideremos esta misión tomada de una página de una empresa de lácteos de Tampico, México

     Ser una empresa procesadora y comercializadora de productos lácteos  líder en el mercado regional. poseer una ambiente agradable de trabajo, con personal capacitado, y comprometido con los objetivos de la empresa. Estar inmersa en un sistema de control de calidad integral, con una administración eficiente, garantizando una rentabilidad adecuada y un mejor nivel de vida de todos los colaboradores.

 

¿Cómo podemos convertir en números esta misión?

  • ¿Qué productos lácteos produce?
  • ¿Cuál es la cantidad de productos que sacará al mercado cada día, semana, mes, año, etc.?
  •  ¿Cuántos trabajadores necesita? ¿Qué clase de capacitación requieren? ¿En cuanto tiempo? ¿Cuáles son los costos?
  • ¿Cantidades de materia prima?

Esas son solo algunas preguntas.  Imaginemos ahora que para producir lácteos una empresa de esta clase debería tener, obvio pero a veces lo olvidamos, en qué áreas se divide una empresa de lácteos:

  • Un departamento de recolección de materia prima.  Sea que compren la leche para procesarla o si tienen su propio hato, debe haber unas cuantas personas destinadas a recolectar la materia prima; el número de personas y capacidad de las instalaciones dependerá de la cantidad de lácteos que desea producir y el tiempo en que lo harán.
  • Un departamento de procesamiento.  Una vez que tenemos la leche, llega la hora de procesarla y convertirla en queso, aquí nuevamente aparecen las variables de tiempo, dinero, personas, instalaciones, equipo, etc.
  • Un departamento de despacho y ventas.
  • Gerencia

 

Estos son solo ejemplos de como una misión se puede convertir en números. No caigamos en el error de analizar la misión, a veces, y esto ocurre especialmente con “académicos”  nos detenemos a analizar la forma y olvidamos el fondo.

Ahora, siguiendo el ejemplo de Cathy Moore; ¿Qué números le podemos agregar a cada departamento?  Una vez que tenemos esos indicadores podremos analiza si cada departamento está cumpliendo con los objetivos generales de la misión.

 

Identificar el estado actual de la situación en relación a esos objetivos

En base al ejemplo anterior, no es difícil que, con una revisión a datos estadísticos se pueda verificar si cada departamento está cumpliendo sus objetivos.

Aquí lo más importante es contestar algunas preguntas como:

  • ¿Cuáles son los objetivos u obligaciones de este departamento? ¿Qué números debe producir?
  • ¿Porqué se cree que hay un problema?
  • ¿Qué evidencias tenemos?
  • ¿Quiénes son los afectados?
  • ¿Quienes provocan este problema o situación?

Determine los vacíos entre lo que es y lo que debe ser.

  • ¿Qué números deberían estar produciendo?
  • ¿Qué deberían estar haciendo? ¿Qué números deberían producir?
  • ¿Qué están haciendo ahora mismo? ¿Qué números están produciendo?
  • ¿Qué tanto se alejan estos datos de “lo que debe ser”?
  • Priorizar necesidades en base a costo y consecuencias
  • ¿Cuál es la magnitud del problema?
  • ¿Qué costos supone solucionar este problema?
  • ¿Qué consecuencias ocurrirían si no le ponemos atención?

 

Actualizar objetivos de desempeño o indicadores

Muchas veces pensamos que hay un problema cuando en realidad talvez las espectativas o son muy altas o están por los suelos.  En este paso lo que se debe es “ajustar” tanto lo que se requiere del departamento como lo que ellos pueden dar.  Hay una diferencia entre lo que realmente es capaz de hacer un departamento y lo que se le pidió se espera de ellos.

 

Hacer recomendaciones para solucionar esos problemas

Ingrid Guerra – López, explica que únicamente un análisis causal puede ayudarnos a identificar la fuente de discrepancia en el desempeño de las personas.Es decir, tenemos que ir al fondo o raíz que está provocando este problema.