LMS o Sistemas de Administración de Aprendizaje

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Un LMS o Sistema de Administración de Aprendizaje por sus siglas en inglés (Learning Management System) es una aplicación de software basada en la red que se utiliza para planificar, implementar y evaluar un proceso de aprendizaje.

Es utilizado principalmente para educación virtual y en su forma más común consiste en dos elementos principales:

(1)Un servidor que ejecuta las funciones base tales como guardar la información de cada estudiante en una base de datos, los cursos a los que está inscrito, las tareas o evaluaciones que realiza y la nota que se le ha asignado por parte de los profesores.

(2)La otra función importante es que provee una interfaz desde donde los instructores, estudiantes y administradores pueden realizar su trabajo.

Típicamente, un sistema de administración del aprendizaje SAA o LMS provee al instructor de una herramienta que le permite crear y entregar contenido, monitorear la participación de los estudiantes y evaluar su desempeño. Un LMS también puede proveer a los estudiantes con la habilidad de interactuar con el contenido, con sus compañeros otro con su tutor.

Otra función muy importante de los llamados LMS es la de proveer canales de comunicación sean estos por correo electrónico, chats, foros o videoconferencias. Estos canales de comunicación pueden servir para proveer retroalimentación o tutoría o interacción alumno – alumno.

Los LMS son frecuentemente utilizados por empresas públicas o privadas de todos los tamaños, agencias de gobierno, instituciones educativas públicas o privadas, educación primaria, secundaria o superior o entidades de capacitación entre muchas otras.

Estos sistemas pueden ayudar a mejorar los métodos tradicionales al mismo tiempo que ayudan a las organizaciones a ahorrar tiempo y dinero.

Un sistema LMS efectivo permitirá que los instructores y los administradores administren de forma eficiente el registro de nuevos estudiantes, la entrega de contenido, la administración de calendarios o agendas, el control del acceso, comunicación certificación y notificación entre muchas otras.

El grupo llamado en inglés Advanced Distance Learning Group, apoyado por el departamento de defensa de los Estados Unidos ha creado un set de especificaciones llamado en inglésShareable Content Object Reference Model (SCORM) para ayudar a la estandarización de los sistemas de aprendizaje virtual, sus contenidos y demás objetos destinados a la administración y evaluación del aprendizaje en línea.

¿Para qué se utiliza un LMS?

Los LMS apoyan a un amplio rango de organizaciones, incluyendo instituciones de educación superior, vocacional, secundaria y primaria además de muchas corporaciones o empresas privadas.

El uso principal de un sistema de administración del aprendizaje es el manejo del conocimiento por sus siglas en inglés KM. (Knowledge Management)
El KM se refiere a la obtención, organización, distribución y análisis del conocimiento de una organización en términos de recursos, documentos y competencias de los colaboradores.

De todas maneras, el rol específico de un LMS variará de acuerdo a la estrategia y objetivos de capacitación de cada organización.

Algunas aplicaciones populares de estos sistemas de administración del aprendizaje LMS son las siguientes: Moodle, Blackboard, Canvas LMS y otros.

La capacitación al empleado es una de las maneras más comunes de utilizar un LMS, en este caso este sistema es utilizado para ayudar o capacitar a los nuevos empleados al proveer oportunidades de acceso a los materiales de aprendizaje desde cualquier dispositivo.

Los empleados pueden darse a conocer cuando agregan su propio conocimiento y retroalimentación, lo que a su vez ayudará a los patronos a comprender de qué manera son efectivos los cursos de capacitación e identificar aquellas áreas donde los empleados necesiten alguna asistencia.

Los LMS también se utilizan para ofrecer capacitaciones en el mercado de la educación virtual, esto ha tenido una explosión enorme en los últimos años. Sitios tales como Coursera, LinkedIn Learning, EdX, por mencionar algunos ofrecen plataformas desde donde cualquier persona o entidad puede ofrecer sus servicios y recibir alguna remuneración.

Las universidades, escuelas vocacionales, escuelas secundarias o de educación primaria también se benefician del uso de los LMS. Aplicaciones como Moodle o Canvas LMS las cuales son de código abierto, es decir, cualquiera las puede utilizar sin pagar, permiten a este tipo de entidades ofrecer programas educativos a costos accesibles.

Hay que recordar acá que en algún sitio web de este tipo de aplicaciones alguien dijo: “software libre no necesariamente significa software gratuito” porque la administración y mantenimiento de estos programas siempre requiere gastos en personal, servidores y otro tipo de contenidos.

¿De qué manera trabaja un sistema de administración del aprendizaje LMS?

Podemos pensar en un LMS como en el salón de clases o el departamento académico de una institución educativa. Es un contenedor enorme de materiales didácticos que permite a los estudiantes o usuarios administrar y verificar la información en un solo lugar.
Cualquier usuario con una contraseña puede acceder al sistema y dependiendo el perfil podrá ver su propio contenido y sus propias acciones o las de todo un curso grado o toda la entidad.

Muchas veces los sistemas son almacenados en servidores propios de la entidad y en ese caso se requiere de programadores o ingenieros certificados que puedan darle mantenimiento a las aplicaciones.

Características más comunes de un LMS

Diseño adaptable.(Responsive design) Los LMS más modernos están diseñados de forma que se puedan adaptar a cualquier tipo de dispositivo desde el que se accede, sea éste una computadora de escritorio, una computadora portátil, tableta o smartphone. El LMS debe ser capaz de automáticamente presentar la versión mejor adaptada al dispositivo desde el que el usuario se está conectando. Algunos LMS permiten a los usuarios descargar el contenido para trabajar sin conexión al Internet y al conectarse desde alguna red esto se actualizan automáticamente.

Interfaz amigable.

La interfaz del usuario debe permitir a los alumnos acceder de forma fácil y navegar a través de la plataforma. La interfaz también debe alinearse con las habilidades y objetivos del usuario y la organización. Una interfaz que no sea intuitiva va a terminar por confundir o distraer a los usuarios y hacer que el LMS no sea efectivo.

Reporte y análisis.

Esto incluye todas las herramientas de evaluación del LMS, los instructores y administradores deben ser capaces de revisar y controlar todos los procesos de capacitación o estudio en línea para determinar si están siendo efectivos o necesitan un ajuste. Esto puede ser aplicado a un grupo de estudiantes o a toda la población inscrita.

Catálogo de cursos. El LMS almacena todos los cursos y el contenido de los mismos. Los administradores e instructores deben ser capaces de crear y administrar este catálogo, los contenidos y sus recursos de manera que puedan entregar el conocimiento o las experiencias a la audiencia correcta.

Interoperabilidad e integración del contenido.

El contenido creado y almacenado en un LMS debe ser “empaquetado” de acuerdo con los estándares de inter operabilidad tales como SCORM o xAPI.

Sistema de soporte.

Dependiendo del tipo de LMS, sea este código abierto o de pago, siempre debe existir un sistema de soporte para que los usuarios puedan recibir en caso de ser necesario.

Algunos ofrecen foros de discusión donde cualquier persona puede hacer preguntas y el resto las contesta. En otros casos, y especialmente los de pago, para tener ejecutivos que están contratados específicamente para atender las peticiones de los clientes.

Gamificación

Los LMS más modernos y específicamente los de pago están integrando capacidades de gamificación, es decir, la entrega de contenido o la capacidad de crear juegos serios, escenarios o simulaciones que permiten al estudiante sumergirse en algo muy parecido a la vida real.

Automatización.

Los LMS deben permitir a los administradores e instructores automatizar tareas repetitivas o tediosas. Por ejemplo creación de grupos, administración de nuevos usuarios, calificación, desactivación o cualquier otra situación parecida.

Localización.

Es muy importante que un LMS tenga la capacidad de ofrecer sus servicios en el idioma del país donde está siendo utilizado. De esta forma el contenido de capacitación no se verá afectado por barreras del lenguaje.

Tipos de almacenamiento de LMS

En la nube

Éstos sistemas están almacenados en servidores externos muchas veces fuera del país desde donde se está accediendo, una de las grandes ventajas es que no necesita mantenimiento y están accesibles las 24 horas del día.

Auto almacenados (Self hosted)

En este caso los sistemas se almacenan en equipo propio de la entidad, y se puede acceder a través de una intranet. Éstos sistemas son mucho más seguros cuando no queremos correr el riesgo de que la información se disperse o que alguien sin el permiso necesario acceda a la misma.

Aplicación de escritorio

En este caso se instala el programa en la computadora del usuario, esto lamentablemente no es muy factible cuando se quiere atender a un grupo disperso de participantes que están en distintas localidades y que teorizan distintos equipos para acceder.

Aplicación móvil

Éstas son aplicaciones que usualmente se descarga a través de las tiendas de Google o Apple. Una de las grandes ventajas es que el participante puede tener el sistema en su propio teléfono y acceder a él desde cualquier lugar o a cualquier hora. Se dice que los participantes están “cautivos” porque el programa reside dentro de su propio teléfono.

Una enorme desventaja de este tipo de programas es el tener que pasar por una aprobación por las tiendas de Google o Apple pero también el hecho de no contar con un ancho de banda suficiente para mandar la información que necesitamos.

Modelos de precio

De igual forma que hay distintos tipos de LMS también existen programas de pago o programas totalmente gratis. En ese sentido se presentan tres tipos de licenciamiento:

Freemium

Éste modelo de precios permite que los usuarios accedan a todas las características del LMS y aprovechen las ventajas de sus plataformas. Sin embargo, a medida que vamos madurando en el uso de la aplicación se va requiriendo algún otro tipo de actualización o adaptación a las necesidades propias de cada entidad; en este caso se necesita entonces contratar personal o pagar por las mejoras que queramos.

En este aspecto podemos mencionar aplicaciones como Moodle o Canvas, por mencionar únicamente dos que ofrecen el software totalmente gratis sin ninguna restricción y queda a discreción del usuario solicitar las mejoras necesarias dependiendo de la institución.
Tanto Canvas como Moodle no ofrecen ningún tipo de personalización desde las empresas que las distribuyen, es necesario contratar personal capacitado que nos ayude.

Suscripción

Este tipo de licenciamiento los usuarios pagan un costo anual por cada estudiante para poder acceder al LMS. Esto es especialmente beneficioso cuando no queremos involucrarnos en el manejo de servidores, contratar donde almacenar los sistemas, contratar personal que se haga cargo del mismo etc. etc.
Canvas LMS trabaja precisamente de esta manera cobrando una cuota anual por cada estudiante y dejando toda la administración del grado de la empresa.

La mayoría de universidades en Estados Unidos utiliza este sistema.

Licenciamiento

Este sistema es muy parecido al modelo de suscripción, en este caso las empresas pagan un costo anual sin importar el número de usuarios.

Beneficios de un LMS

Los sistemas de administración de aprendizaje proveen a los usuarios con una variedad de beneficios, sin importar el tipo de organización que los implementado. Por ejemplo,un LMS puede ayudar a las organizaciones a ahorrar tiempo y dinero. En lugar de hacer que los estudiantes viajen a un lugar específico, la educación llega hasta donde está el alumno. Ahorrando así dinero en transporte, problemas con el tráfico, y el tener que contar con instalaciones apropiadas.

Otros beneficios pueden incluir

  • La habilidad de monitorear el progreso y desempeño de cada estudiante.
  • Incrementar la accesibilidad al aprendizaje sin limitaciones geográficas.
  • La habilidad de personalizar la capacitación en línea y las experiencias de acuerdo al participante o estudiante.
  • La habilidad y de forma eficiente de actualizar los contenidos, módulos o lecciones de cada curso.
  • La habilidad de distribuir de forma equitativa y fácil los materiales de aprendizaje.
  • La automatización de tareas tediosas y repetitivas tales como inscripción, certificación y distribución de estudiantes y enfocarse más en las actividades importantes.
  • Además, permite que una organización almacene todos los datos en un solo lugar, y permite que los instructores o administradores de forma más sencilla accedan y mantengan los materiales didácticos o contenidos.
  • También ayuda a producir capacitaciones más efectivas que estén alineados a los valores de la organización.
  • Finalmente, la mayoría de LMS provee sistemas de seguridad o encriptación que aseguran la información de los participantes.

Referencia

Kate Brush (learning management system (LMS)) Recuperado de: https://www.techtarget.com/searchcio/definition/learning-management-system 01JUL2022

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