Después de organizar nuestro espacio de trabajo o en el hogar; la siguiente clave para administrar efectivamente nuestro tiempo es planificar.

¿Que planificar?

Todos nosotros realizamos una serie de actividades durante las 24 horas del día, una porción del tiempo se dedica a dormir para recuperar fuerzas; y aproximadamente dos terceras partes, o sea unas 16 horas las dedicamos a nuestras actividades. Hay dos clases principales de actividades: actividades fijas o cotidianas y actividades transitorias.

Entre las actividades cotidianas o fijas están el aseo diario en la mañana, los tiempos de comida, el transporte hasta nuestro trabajo o estudio; las horas dedicadas al trabajo específicamente o si no trabajamos entonces probablemente las dediquemos a estudiar. Después del estudio trabajo otra actividad fija es transportarlos de vuelta nuestro hogar, hacer la cena, compartir con la familia y finalmente volver a dormir.

Las actividades transitorias son todas aquellas no planificadas. Por ejemplo, si vamos manejando hacia nuestro trabajo y una llanta se daña, tenemos que detener el vehículo, cambiar el neumático averiado; por lo tanto esos 15 o 30 minutos que dediquemos a reparar el vehículo son una actividad no planificada o transitoria. Por eso es muy importante planificar “tiempo extra” que puede usarse para actividades no cotidianas.

Por ejemplo, si siempre salgo a las 6:30 de la mañana rumbo al trabajo, puedo salir 15 minutos antes por aquello que haya mucho tráfico o se averíe una llanta, por mencionar solo un ejemplo.  El día está lleno de actividades que no planificamos, hoy por ejemplo, estaba en mi trabajo y sin haberlo planificado tuve dos visitas, una relacionada a negocios y otra familiar. En la visita de negocios tardamos unos 10 minutos ya que las personas venían sólo por algunas firmas en ciertos documentos que habían sido enviados con anterioridad a una entidad financiera.

La visita familiar tomó aproximadamente 40 minutos; eran 40 minutos que no estaban planificados pero que inevitablemente fueron consumidos atendiendo a una persona a quien aprecio bastante y no tenía el interés en despedirlo sino hasta que él decidiera hacerlo.
Afortunadamente, esta persona se dio cuenta que yo tenía mucho trabajo y terminó su plática luego, se retiró diciendo que no quería quitarme más tiempo.

Hay una serie de actividades que pueden consumir tiempo y que no están planificadas; la clave al administrar efectivamente nuestro tiempo es saber que actividades sin ser productivas consumen nuestros preciosos minutos diarios.

Las agendas son una herramienta impresionante que nos ayuda a organizar aquellas tareas cotidianas y las no cotidianas que se van presentando. Solamente podremos planificar aquellas tareas no cotidianas o transitorias que sabemos por adelantado que van a ocurrir. Por ejemplo, nos avisan que nuestro supervisor viene a visitarnos el día jueves; así que nos preparamos y apartamos del tiempo necesario para poder darle todos los informes que nuestro jefe necesite.

Otra interesante idea es que al mantener una agenda ya sea en papel o de forma electrónica, podemos modificar la sobre el camino con el fin de atender cosas que se van presentando y que llegan a ser más importantes. Digamos que el jueves tenías planificado visitar al médico para un chequeo de rutina; lamentablemente, el día martes se te informa que tu supervisor llegará a realizar tu puesto de trabajo; nada más nos cuesta una llamada telefónica para trasladar la cita con el médico a otra hora u otro día y de esa manera esa actividad necesaria no se pierde.

Una de las grandes ventajas de la tecnología actual es que podemos crear una agenda y llevarla en nuestro propio teléfono celular, de igual manera agendas de bolsillo que no ocupan mucho espacio y que nos ayudan a mantener control de nuestro tiempo.

Tarea.

Para realizar esta tarea se requiere acceso a una computadora con Internet; crear una cuenta en Gmail y luego crear una agenda personal utilizando la función calendario de Google. Vamos a rellenar el calendario-agenda; con las actividades cotidianas para un mes. Luego le vamos a tomar una captura de pantalla y la colocaremos en el área de evaluación de esta lección.Las instrucciones para cargar la imagen se dan dentro del mismo ejercicio.