Las 5 claves de la administración del tiempo: Clave 1 Espacio

El tiempo es uno de los recursos más limitados e invaluables que tenemos. Si nos hace falta dinero podemos buscar la manera de ganar más dinero, si nos hace falta ropa podríamos comprarla incluso de segunda mano; lo que no podemos es alargar las 24 horas que trae cada día.

Lo que hagamos con esas 24 horas hace la diferencia en la clase de persona que somos. Administrar nuestro tiempo de manera sabia nos permitirá hacer más cosas en menos tiempo.

Las cinco claves de la administración del tiempo

Organizar el espacio

Rubén ha quedado con su amigo Esteban de almorzar juntos este mediodía. Cuando Rubén se da cuenta que ya pasó media hora y Esteban no llega; se dirige al taller de mecánica donde Esteban trabaja. Lo encuentra debajo de un vehículo tratando de aflojar unas tuercas. Como Rubén está bastante cerca Esteban le pide por favor que le alcance la copa 9/16 . Rubén ve una caja de herramientas y ahí amontonadas están todas las copas; tarda cuatro o cinco minutos en encontrar la que Esteban necesita y finalmente se la entrega.

  • ¿Por qué no ordenas tus herramientas para hacer más fácil hallarlas? Pregunta Rubén.
  • Es que no me da tiempo. Contesta Esteban.
  • ¿Cuántas veces tienes que buscar una tuerca durante el día? Vuelve a preguntar Rubén.
  • Unas 10 o 15 veces creo yo, dice Esteban.
  • Imagina, 10 veces tardándose cuatro minutos suman 40 minutos durante el día. Ya hubiéramos almorzado y todavía tendrías tiempo de descansar un poquito más si tus herramientas estuvieran en orden.

El caso de Esteban no es extraño; muchos de nosotros mantenemos las cosas alborotadas porque creemos que así las encontraremos más rápido. ¿cuánto tiempo pasas buscando llaves o tu teléfono celular? ¿Tienes un montón de papeles sobre tu escritorio y no sabes por dónde empezar? La des-organización es uno de los mayores consumidores de tiempo.

La primer clave para empezar a administrar adecuadamente nuestro tiempo es organizar nuestro espacio y nuestras pertenencias. Ahorra mucho tiempo ser capaz de encontrar las cosas en el momento que las necesitamos y devolverlas al mismo lugar una vez que dejamos de usarlas. Siento casa puedes encontrar alguna herramienta o tu ropa con mayor rapidez puedes tener más tiempo para descansar o compartir con la familia. Si tu área de trabajo se mantiene en un desorden, no sólo dice la clase de persona que eres, sino que a la vez la gente no confiará en tu persona.

¿Cómo organizar mi espacio?

Hay una clave tan sencilla y única para organizar nuestro espacio que es verdaderamente impresionante y aún así muy poca gente la pone en práctica. Para empezar a organizar tu espacio, alejada todas aquellas cosas que no necesitas. Las cosas que se usan constantemente son las que deben estar al alcance de la mano; aquellas cosas que usamos en raras ocasiones deben estar más alejadas y aquellas cosas que nunca se usan ya no deben estar allí.

Marta es una señora de mediana edad con varios hijos adolescentes y un esposo que la quiere. Cada domingo vuelve a pasar la misma historia en casa de Marta, el esposo y los niños están en el carro esperando que baje Marta, algunas veces llegan tarde a la Iglesia otras veces deciden no ir o si tienen que ir a un lugar procuran que Marta se prepare con una o dos horas de anticipación. No es que Marta utilice mucho maquillaje, tampoco es que sean millonarios y ella vista a la última moda; nada que ver, lo que pasa es que Marta nunca encuentra que ropa usar.

Un día, Marta decidió buscar en su armario todas aquellas prendas que ya no utiliza; más de la mitad de la ropa que estaba y almacenada ya no era de su talla, otras estaban pasadas de moda y otras eran colores que ya no gustaba. Ahora en lugar de esperar 30 minutos, la familia espera 15 porque ahora Marta tiene la mitad de trabajo que antes.

Una amiga le ha aconsejado a Marta que si van a salir a la Iglesia el día domingo o piensan ir a algún lugar, que busque su ropa un día antes, de esa manera en la mañana ya sabe que ponerse y no tendrá que enojar a su familia otra vez.

Consejos para organizar su espacio.

Estos consejos se pueden aplicar tanto en el hogar como en el trabajo y cualquier otro espacio en el que hacemos tiempo. La condición general de nuestro ambiente de trabajo u hogar afecta nuestra productividad personal. Trabajar en un ambiente desordenado nos distrae constantemente y crea una energía negativa. Y si, muchas veces tenemos una excusa perfecta para nuestras limitaciones, hay gente que dice que en su gran alboroto encuentra todo; pero basta con cambiar una sola cosa de lugar y les desarmamos su mundo.

Como ya dijimos, un espacio de trabajo organizado correctamente trae grandes beneficios. Nos hace sentir en control de las cosas y podemos prestarle atención a las que más importan.

Los editores del diario Huffington Post dan algunos consejos para mantener nuestro espacio organizado.

Lo primero que hay que hacer, es quitar de nuestra vista todas aquellas cosas que no utilizamos. Libere su espacio, destacarse de cualquier cosa que no sea productiva y que este en su armario o escritorio. Aleje muebles innecesarios, documentos que ya no sirven, ropa que ya no usa, objetos que han pasado más de un año en la lista de “algún día van a servir…”.

En segundo lugar es una buena idea rotular todas las cosas y ordenarlas ya sea por orden alfabético si son documentos o por colores o tipos de prendas y fuera ropa. Rotular los objetos significa poner cada cosa en su lugar, por ejemplo Esteban tiene que colocar las copas en la caja de copas, los destornilladores en el lugar que les corresponde.
Al almacenar las cosas en su lugar es buena idea también utilizar cajas de cartón o plásticas para almacenar artículos similares. Marta por ejemplo, sabe que cada Navidad necesita papel de regalo y moñas, por lo tanto las ha almacenado todas en una sola caja que abrirá en el mes de diciembre.

Al agrupar los objetos en cajas tenemos más claridad sobre dónde hallar cada cosa.

En tercer lugar, es importante segmentar la zona de nuestro hogar o las del trabajo. ¿Qué es segmentar?
Segmentar significa separar espacios para tareas específicas. Por ejemplo, en una casa tenemos cocina, sala, comedor y dormitorios. No podemos llevar platos de comida al dormitorio o traer la cama la cocina, a menos que sea una casa muy pequeña.

Tener áreas específicas de trabajo es una buena solución a los problemas de espacio. Algunas veces nuestro trabajo requiere diferente espacio o diferentes herramientas y por lo tanto es necesario contar con un lugar para hacer cada cosa. Incluso en la casa, no es buena idea tener dentro de las habitaciones computadora para trabajar y, sin embargo se puede tener un espacio común en donde se realicen las tareas que inevitablemente debemos llevar a casa más de una vez. Entre menos trabajo llevemos a casa mucho mejor, pero eso es tema de otro curso.

Autoevaluación

Contesta las siguientes preguntas:

  • ¿Quieres organizar tu espacio?
  • ¿Qué vas a ganar con organizarte?
  • ¿Qué perderás si no te organizas?

El plan de un mes.

Esta es una actividad sencilla, elige dos situaciones diarias de tu vida que quieres organizar durante este mes. Tal vez quieras organizar tu ropa, tu lugar de trabajo o tu lugar de estudio. Puede ser cualquier otra cosa siempre y cuando te enfoques en ella durante este mes.

  • Una vez que tengamos identificadas las dos areas que queremos mejorar durante este mes; haremos lo siguiente:
  • Haz una lista de aquellas cosas que no necesitas tener a mano.
  • Asegúrate de dejar cerca cualquier objeto que utilizas a diario.
  • Infórmale a tu esposa, esposo o cualquier otra persona en tu hogar o tu trabajo que vas a organizar tu espacio. Eso servirá para rendirle cuentas a esa persona y creará una pequeña presión para cumplir tu palabra.
  • Finalmente, establece una hora límite para contestar correos electrónicos, mensajes de texto o realizar llamadas importantes.

¿Quieres ganar un poquito más de tiempo?

  • Enciende la televisión 30 minutos después de lo usual o apaga la 30 minutos antes, incluso si tu programa no ha terminado.
  • Si revisas tu cuenta de Facebook tres veces al día; procura revisarla una sola vez, de preferencia fuera del horario laboral.
  • En la casa, agarra una caja grande y coloca las cosas que no utilizas. Las ponemos en alguna bodega y si después de 30 días no nos han hecho falta puede donarlas a la Iglesia para que la entreguen a la gente necesitada. Éstas personas le dan un mejor uso que el estar almacenados durante tanto tiempo en tu ropero.

Después de una semana de hacer lo que aconsejamos arriba, escribe en la parte inferior, los resultados que has alcanzado. ¿Funcionaron?

Acerca de Aroldo David Noriega

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